Penerimaan Siswa Baru (PSB)

1. Pendahuluan 1

2. Penentuan Panitia Penerimaan Siswa Baru (PSB) 1

3. Penentuan Gelombang Pendaftaran 7

4. Entri Data Calon Siswa 9

5. Seleksi Calon Siswa 9

6. Penempatan Siswa Baru yang Diterima 9

1. Pendahuluan

Penerimaan Siswa baru sudah dapat ditangani oleh Think SAS. Tetapi untuk saat ini proses seleksi siswa baru yang diterima masih dilakukan secara manual, dalam artian tidak ada rumus atau parameter yang digunakan ( tes psikotes, dan semacamnya), jadi guru yang menjadi panitia penerimaan siswa baru ataupun TU/SBA hanya memilih siswa mana saja yang lulus seleksi/diterima.

Untuk saat ini, daftar calon siswa diurutkan berdasarkan nilai ijazah/Nilai Evaluasi Murni mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil.

Masih banyak hal yang belum dibuat berkaitan dengan sistem penerimaan siswa baru, tetapi seiring waktu dan masukan dari rekan-rekan pengguna Think SAS semua hal yang berkaitan dengan penerimaan siswa baru yang dapat mempermudah proses penerimaan baru akan diimplementasikan.

2. Penentuan Panitia Penerimaan Siswa Baru (PSB)

Gambar 1. Menu Penerimaan Siswa Baru

Pada Think SAS, role yang berperan dalam modul Penerimaan Siswa Baru adalah : SBA/TU, Panitia PSB, dan Kepala Sekolah. SBA memiliki akses ke seluruh fungsionalitas modul Penerimaan Siswa Baru, dan hanya SBA pulalah yang memiliki hak untuk menambahkan data Panitia PSB. Pegawai yang tercatat sebagai Panitia PSB, akan memiliki akses ke seluruh fungsionalitas modul Penerimaan Siswa Baru, kecuali ke Menu Setup → Panitia PSB.

Ok .., sekarang Kita langsung praktek saja tentang bagaimana proses PSB ditangani (ketika artikel ini ditulis). Buka menu Penerimaan Siswa Baru → Setup → Panitia PSB, seperti terlihat pada Gambar 1.

Berikutlah tampilan halaman Panitia Penerimaan Siswa Baru (PSB).

Gambar 2. Halaman Panitia Penerimaan Siswa Baru (PSB)

Dari Gambar 2 sudah jelas … kan ? apa yang Anda harus lakukan untuk menambahkan Penitia PSB baru ? @_@

Gambar 3. Window Lookup Pegawai

Ok .., karena Kita ingin melakukan PSB untuk angkatan tahun 2009 ubahlah field Tahun Ajaran, menjadi 2009, kemudian klik tombol Pilih Pegawai, untuk menentukan siapa yang akan menjadi Panitia PSB.
Jika Anda mengklik tombol Pilih Pegawai, maka akan muncul window untuk mencari data pegawai yang dimaksud dan memilihnya dengan cara meng-klik tombol Pilih. Jika ingin melakukan pencarian pegawai terlebih dahulu, isi field pada bagian atas, kemudian klik Cari. Seperti terlihat pada Gambar 3.

Gambar 4. Halaman Panitia PSB setelah seorang pegawai terpilih

Ok .., klik tombol Simpan untuk menambahkan data terpilih ini.

Gambar 5. Halaman Panitia PSB setelah beberapa data pegawai ditambahkan

Para pegawai yang menjadi Panitia PSB, ketika login maka Privieleges nya akan ditambah dengan Privileges Panitia PSB. Dengan ketentuan pegawai/guru/user tersebut login di tahun ajaran dimana ia menjadi Panitia PSB.

Ok, untuk kelengkapan dokumentasi (bilang aja hobi nulis Wil … @_@), berikut akan Saya berikan contoh. Kita coba login user Abbas Musthafa dengan mengisi Tahun Ajaran 2009, lihat Gambar 6 :

Gambar 6. User Abbas Musthafa - C10793005, Login

Sebagai catatan sekaligus pengingat, karena di Think SAS terdapat fasilitas ESS (Employee Self Services), maka ketika account Think SAS seorang pegawai pertama kali dibuat, username defaultnya

Gambar 7. User Abbas Musthafa, dengan Privileges tambahan sebagai PSB

adalah NIP, yang nantinya si pegawai yang bersangkutan dapat menambahkan username alternatif untuk kemudahan login (kalau malas menghapal NIP Anda sendiri … @_@).

Seperti telah dijelaskan tadi, Para User/Pegawai yang telah masuk kedalam data Panitia PSB di Think SAS, mereka akan mendapat akses keseluruh fungsionalitas modul Penerimaan Siswa Baru (PSB), kecuali bagian manajemen/pengaturan Panitia PSB. Jika mereka coba mengakses halaman ini, akan muncul pesan seperti pada Gambar 8.

Gambar 8. User Abbas mencoba mengakses halaman Panitia PSB

3. Penentuan Gelombang Pendaftaran

Seperti biasanya, PSB dibagi menjadi beberapa gelombang, untuk menentukan gelombang pendaftaran yang dibuka beserta range tanggal nya, silahkan buka menu Penerimaan Siswa Baru → Gelombang Pendaftaran

Gambar 9. Gelombang Pendaftaran

Gambar 10. Pengisian Gelombang Pendaftaran Penerimaan Siswa Baru

Jika sudah mengisi semua informasi klik Simpan.

Gambar 11. Gelombang Pendaftaran Penerimaan Siswa Baru (PSB) Setelah Di Entri

Ok .., kalau gelombang sudah kita setup .., saatnya sekarang Kita mengentri data calon siswa yang telah mengembalikan berkas pendaftaran.

4. Entri Data Calon Siswa

Kawan, Think SAS telah mendukung registrasi online via web, jadi jika sekolah atau institusi pendidikan ingin membuka dua metode registrasi, online serta offline, maka disini Anda hanya perlu meng-entri data calon siswa yang mendaftar secara
off-line, jadi meringankan beban kerja sekolah kan ? Selain itu …, orang tua pun jadi lebih gak ribet ….@_@. Yah .., memang gak aneh ..,
udah hampir tahun 2010 gitu loh …. , hehe …

Ok, langsung, saja, untuk mengentri data Calon Siswa buka Menu Penerimaan Siswa Baru → Data Calon Siswa (Lihat Gambar 1).

Gambar 12. Halaman Daftar Data Calon Siswa

Ok Kawan, pada Gambar 12 Anda lihat ada beberapa icon, yaitu icon PDF, Excel dan Myob. Seperti namanya, dengan meng-klik ini Anda akan mendapatkan data dalam format PDF, Excel lengkap, ataupun versi yang siap di import ke Myob (jika Institusi Anda menggunakan aplikasi Myob), tetapi Kami Sarankan, Anda menggunakan OpenThink ERP (http://www.tobethink.com/openthinkerp.html) yang telah diintegrasikan dengan Think SAS @_@, hemat biaya dan Ndak bikin Repot !, Oh ya.., OpenThink ERP ini sudah mendukung Multi Currency loh …

Sip, sekarang, tinggal klik Tambah, untuk mulai mengentri siswa baru, setelah mengklik tombol ini Anda akan dibawa ke halaman yang berisi beberapa form yang dikelompokkan dengan Tab menu, berikut ini adalah contoh Gambar-nya, sekalian Kita mengisi datanya … :

Gambar 13. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Keterangan Pribadi

Gambar 14. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Tempat Tinggal

Gambar 15. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Jasmani dan Kesehatan

Gambar 16. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Pendidikan Sebelumnya

Pada tab Pendidikan sebelumya ini, Anda tidak dapat menulis nama Asal Sekolah, yang dapat Anda lakukan adalah, meng-klik tombol Pencarian, kemudian memilih nama Sekolah asal, jika nama sekolah asal calon siswa belum ada maka Anda bisa menambah sendiri, berikut tampikan lookup window Data sekolah serta Entri data Sekolah Baru.

Gambar 17. Halaman Lookup Daftar Nama Sekolah

Gambar 18. Halaman Penambahan Daftar Nama Sekolah

Gambar 19. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Orang Tua Kandung

Pada form Gambar 19, terdapat catatan :

“Apakah Calon Siswa ini memiliki Anak yang sebelumnya bersekolah di Unit Lain ?
Jika, IYA, silahkan isi field [1] dengan memilih data orang tua/ayah dari database dan form [2] dan [3] tidak perlu diisi. ”

Untuk memastikan data orang tua siswa yang bersankutan, Anda klik saja tombol pencarian, maka akan muncul tabel lookup orang tua seperti berikut :

Gambar 20. Halaman Lookup Orang Tua Siswa

Isi text box pada bagian kanan atas, kemudian klik cari :

Gambar 21. Hasil Pencarian Halaman Lookup Orang Tua Siswa

Ok, jika ada, tinggal klik tombol Pilih ,

Gambar 22. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Orang Tua Kandung, setelah memilih Data Orang yang Telah Ada di Database

Jika sudah, maka form Nama Ayah, dan Nama Ibu akan secara otomatis menghilang, benar-benar mempermudah kan ? @_@ , dengan cara demikian maka nanti pihak sekolah akan mengetahui anak Pak Joko Prayitno yang bersekolah di Yayasan Pendidikan atau Sekolah Kita ada berapa ? Data ini tentu bisa dimanfaatkan untuk hal lainnnya, semisal potongan biaya sekolah dan lain sebagainya.

Gambar 23. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Kelengkapan

Gambar 24. Halaman Data Calon Siswa – Tab Entri Data Lain-Lai

Ok, jika sudah lengkap .., tinggal klik Simpan saja, jika tidak ada yang kesalahan dalam pengisian, maka Anda akan dibawa ke halaman detail calon siswa seperti terlihat pada Gambar 25.

Gambar 25. Halaman Data Lengkap Calon Siswa

Gambar 26. Halaman Daftar Calon Siswa

5. Seleksi Calon Siswa

Halaman Seleksi Calon Siswa datanya (ketika artikel ini ditulis) diurutkan berdasarkan besarnya NEM (Nilai Evaluasi Murni). Berikut ini adalah contoh halaman Seleksi Calon Siswa dengan data dummy.

Gambar 27. Halaman Seleksi Calon Siswa

Halaman Seleksi Calon Siswa ini cukup sederhana seperti dapat Anda lihat pada Gambar 27. Untuk menentukan mana Calon Siswa yang diterima dan tidak cukup memilih Siswa yang dimaksud dengan meng-klik checkbox yang berada di bagian kanan nomor kemudian meng-klik tombol Diterima atau Tidak Diterima pada bagian atas tabel. Jika sudah, maka nanti status calon siswa akan terlihat pada bagian kolom Status.

Secara default, proses Seleksi Calon Siswa ini melalui dua tahap, pertama dilakukan oleh Staff TU/SBA, kemudian melalui proses approval atau konfirmasi oleh kepala sekolah. Misal, sebagai contoh, pada data dummy ini, kita putuskan Calon Siswa bernama Eka Apriani diterima dan Tommy tidak diterima.

Gambar 28. Proses Seleksi Calon Siswa

Klik checkbox di baris data Eka Apriani, kemudian Klik Diterima, begitu juga dengan Tommy, tetapi kali ini kita meng-klik Tidak Diterima. Hasilnya akan terlihat pada gambar 28.

Gambar 29. Proses Seleksi Calon Siswa : Menunggu Persetujuan Kepala Sekolah

Pada kolom Status di Gambar 29, dapat Anda lihat status Eka Apriani dan Tommy, secara berurutan, Diterima dan Tidak Diterima, kedua-duanya sedang menunggu konfirmasi atau approval dari Kepala Sekolah.

Oh ya .., sebagai informasi, jika Nama Calon Siswa pada halaman Seleksi Calon Siswa kita klik, maka akan muncul popup windows yang memperlihatkan informasi detail tentang Calon Siswa yang bersangkutan, seperti terlihat pada Gambar 30.

Gambar 30. Informasi Detail Calon Siswa

Sekarang Kita mengalihkan pembicaraan kita ke proses persetujuan penerimaan calon siswa oleh Kepala Sekolah.

User yang memiliki privilege sebagai kepala sekolah (catatan : privelege ini secara otomatis kepada pegawai yang memiliki jabatan struktural kepala sekolah di Data Pegawai), dapat mengakses halaman Seleksi Calon Siswa melalui menu Kepala Sekolah → Penerimaan Siswa Baru → Seleksi Calon Siswa.

Gambar 31. Menu Penerimaan Siswa Baru untuk Kepala Sekolah

Gambar 32 memperlihatkan halaman Seleksi Siswa Baru untuk Kepala Sekolah.

Gambar 32. Seleksi Penerimaan Calon Siswa Baru untuk Kepala Sekolah

Sama seperti sebelumnya, bedanya disini pada bagian atas ada dua buah tombol, yaitu : Setujui dan Tinjau dan Proses Kembali.

Untuk menyetujui status yang masih pending, Anda tinggal memilih Calon Siswa yang dimaksud, kemudian meng-klik tombol Setujui.

Gambar 33. Proses Persetujuan Status Calon Siswa Oleh Kepala Sekolah

Jika sudah, hasilnya akan terlihat seperti pada Gambar 34.

Gambar 34. Status Calon Siswa Setelah Disetujui Oleh Kepala Sekolah

6. Penempatan Siswa Baru yang Diterima

to be written …

Bersambung ….

Wildan Maulana

tobeThink!

Update terakhir : 12:54:21, Wednesday, January 7, 2009